MedLog

http://www.medlog.pt

 

A MedLog - Logística Farmacêutica, S.A. foi criada em 2005 na sequência de um processo de empresarialização que resultou da evolução da Cooprofar. A empresa actua na área da logística do medicamento e produtos de saúde, tendo vindo a preparar-se consistentemente para novos posicionamentos, alargando o papel de armazenista e distribuidor clássico, para uma maior aproximação a todos os elementos da cadeia de valor. A MedLog assume, assim, um papel activo junto da indústria farmacêutica através da prestação de vários serviços inovadores, nomeadamente um serviço de movimentação física do seu produto com consequente feedback informacional, convertendo-se, assim, num operador logístico especializado no medicamento.

 

Empresas do Grupo

Cooprofar - Cooperativa dos Proprietários de Farmácia, C.R.L.
 
A Cooprofar - Cooperativa dos Proprietários de Farmácia, C.R.L. foi fundada em 1975 e dedica-se à distribuição de produtos farmacêuticos. Hoje representa um dos elos fundamentais na cadeia do medicamento ao facultar a mais de 1000 farmácias o acesso a cerca de 15.000 referências. A Cooprofar tem conseguido afirmar uma posição cimeira no mercado com base em apostas fundamentais: excelência na distribuição, proximidade no serviço ao cliente e contínuo investimento em tecnologia e inovação.
 
 
Mercafar - Distribuição Farmacêutica, S.A.

A Mercafar - Distribuição Farmacêutica, S.A. orientou a sua actividade para as novas oportunidades que a evolução do mercado famacêutico tem vindo a propiciar. Assim, é hoje o operador de referência para produtos de saúde na distribuição moderna, tendo criado interfaces e desenvolvido processos evoluídos com os maiores grupos de distribuição a operar em Portugal. Ao mesmo tempo, consolidou a sua posição como interveniente nos mercados internacionais, nomeadamente nos PALOP. Finalmente, mantém uma força de vendas própria e representa um conjunto de produtos de consumo corrente neste mercado.
 
 
 

Processo de Certificação

A existência do Sistema de Gestão da Qualidade com base na norma NP EN ISO 9001:2000, implementado desde o ano 2001, conferiu às entidades um precioso ponto de partida para a implementação da Norma Portuguesa 4457:2007. Assim, tendo por base e assegurada a existência dos processos comuns às normas de gestão, foi desenvolvido um trabalho com vista a enriquecer o mapa de processos para colmatar as necessidades face aos requisitos da Norma de gestão de IDI.

São elencados na figura 4 aqueles que são os processos-base do sistema, na óptica da Gestão de IDI, a maioria dos quais resultaram de uma evolução dos processos já existentes, estando situados na parte central desta os que visam responder aos «requisitos chave» trazidos por esta Norma.

 

 

Figura 5 - Fluxo da Criatividade Interna à Geração de Projectos

 

Assim, as actividades de Desenvolvimento e Inovação encontram-se perfeitamente integradas nos processos das organizações, tendo sido desenvolvido um processo associado à gestão das ideias (figura 5).

É neste processo que assentam os princípios da criatividade, baseados ou não nas fontes de vigilância ao nível micro e macro, que levam à criação de valor acrescentado, nomeadamente através da concretização sob a forma de projectos (figura 5).

É evidente, até pelo grafismo utilizado na generalidade das imagens que procuram sistematizar as actividades de IDI, o seu carácter dinâmico. Foi assim necessário, no caso das empresas Cooprofar, Mercafar e MedLog, criar ferramentas com vista a suportar os registos associados ao fluxo da criatividade, com geração de evidências nos necessários pontos de controlo.

Por outro lado, foi também necessário criar as estruturas para o enriquecimento de um repositório de conhecimentos provenientes das actividades de vigilância, análise externa e interna. Foi então desenvolvida internamente uma ferramenta de suporte a estas actividades, bem como às actividades de gestão dos projectos das organizações. Numa realidade empresarial associada à deslocalização e frequente mobilidade dos seus recursos humanos, a criação desta plataforma de comunicação e partilha da informação constituiu e constitui ainda os alicerces para o desenvolvimento do sistema.

Sempre foi entendido que o objectivo desta Norma seria a implementação de práticas sistemáticas que potenciassem a criação de valor decorrente das actividades de Desenvolvimento e Inovação já levadas a cabo e, por outro lado, que estimulassem a criação de novos projectos.

Foi assim fundamental a adopção de uma ferramenta que promovesse a fluidez das actividades e que não fosse geradora de uma sobrecarga de actividades administrativas.

 

 

 

Celso Silva

CEO

O desenvolvimento de uma actividade empresarial no contexto de um mercado pouco receptivo à mudança, altamente competitivo e sujeito a uma forte regulamentação, tem trazido para as organizações – CooprofarMercafar MedLog – desafios adicionais. Ao contrário do que à primeira vista poderia parecer, o esforço de inovação nestes mercados assume um carácter vital na perspectiva da diferenciação, da geração de soluções potenciadoras da tão necessária racionalização do sector da Saúde e, em última análise, da sustentabilidade do próprio negócio. O investimento nestes domínios é, assim, não obstante um clima económico desfavorável, fundamental, constituindo um estímulo que é motor do aparecimento de novos projectos.

A formalização deste compromisso, através da implementação da NP 4457:2007, surge como complemento essencial de um Sistema de Gestão Integrado com a componente de Qualidade (ISO 9001) e Responsabilidade Social (SA 8000) já certificadas desde 2001 e 2005, respectivamente.

Reinventar a logística farmacêutica de uma forma socialmente responsável tem sido o nosso propósito! Antecipar as necessidades dos nossos parceiros a montante – a Indústria Farmacêutica – procurando criar soluções que desagreguem o conceito associado a uma actividade na qual «já tudo se encontra inventado». Cremos, assim, que é em sectores «aparentemente» low–tech, como o caso da logística farmacêutica, que surgem grandes oportunidades, tendo a Cooprofar, a Mercafar e a MedLogseguido o caminho da adopção e criação das soluções de logística mais inovadoras ao nível mundial. Queremos estar presentes com soluções inovadoras em toda a cadeia de abastecimento do medicamento, desde o mercado ambulatório ao hospitalar, desde a prescrição ao grande consumo.

 
 

Boas Práticas Implementadas

  • Criar condições para estimular a inovação - Liderança

    A existência do Sistema de Gestão da Qualidade com base na norma NP EN ISO 9001:2000, implementado desde o ano 2001, conferiu às entidades um precioso ponto de partida para a implementação da Norma Portuguesa 4457:2007. Assim, tendo por base e assegurada a existência dos processos comuns às normas de gestão, foi desenvolvido um trabalho com vista a enriquecer o mapa de processos para colmatar as necessidades face aos requisitos da Norma de gestão de IDI.

    São elencados na figura 4 aqueles que são os processos-base do sistema, na óptica da Gestão de IDI, a maioria dos quais resultaram de uma evolução dos processos já existentes, estando situados na parte central desta os que visam responder aos «requisitos chave» trazidos por esta Norma.

     

     

    Figura 5 - Fluxo da Criatividade Interna à Geração de Projectos

     


    Assim, as actividades de Desenvolvimento e Inovação encontram-se perfeitamente integradas nos processos das organizações, tendo sido desenvolvido um processo associado à gestão das ideias (figura 5).

    É neste processo que assentam os princípios da criatividade, baseados ou não nas fontes de vigilância ao nível micro e macro, que levam à criação de valor acrescentado, nomeadamente através da concretização sob a forma de projectos (figura 5).

    É evidente, até pelo grafismo utilizado na generalidade das imagens que procuram sistematizar as actividades de IDI, o seu carácter dinâmico. Foi assim necessário, no caso das empresas Cooprofar, Mercafar e MedLog, criar ferramentas com vista a suportar os registos associados ao fluxo da criatividade, com geração de evidências nos necessários pontos de controlo.

    Por outro lado, foi também necessário criar as estruturas para o enriquecimento de um repositório de conhecimentos provenientes das actividades de vigilância, análise externa e interna. Foi então desenvolvida internamente uma ferramenta de suporte a estas actividades, bem como às actividades de gestão dos projectos das organizações. Numa realidade empresarial associada à deslocalização e frequente mobilidade dos seus recursos humanos, a criação desta plataforma de comunicação e partilha da informação constituiu e constitui ainda os alicerces para o desenvolvimento do sistema.

    Sempre foi entendido que o objectivo desta Norma seria a implementação de práticas sistemáticas que potenciassem a criação de valor decorrente das actividades de Desenvolvimento e Inovação já levadas a cabo e, por outro lado, que estimulassem a criação de novos projectos.

    Foi assim fundamental a adopção de uma ferramenta que promovesse a fluidez das actividades e que não fosse geradora de uma sobrecarga de actividades administrativas.

     

  • Identificar resultados de inovação - Tipos de Inovação - Processo

    A área das Tecnologias de Informação foi desde sempre entendida como uma área estratégica dentro das organizações, pelo que uma grande parte dos projectos que deram sustentação à certificação do Sistema, de acordo com a NP 4457:2007, consistiu, e ainda consiste, em inovações ou melhorias significativas ao nível da comunicação e integração de dados ao longo do circuito do medicamento: Indústria Farmacêutica / Fornecedores > Distribuidores (Cooprofar, Mercafar, MedLog) > Farmácias / Pontos de Venda, e ainda no desenvolvimento de novos serviços apoiados na utilização de tecnologias inovadoras associadas à radiofrequência e à voz.

    Uma vez que a logística farmacêutica constitui a actividade central das empresas, uma outra parte significativa dos projectos de IDI que têm sido implementados diz respeito a novos processos de logística interna e externa, sempre focalizados no aumento da produtividade, no aumento do rigor na execução das tarefas e na diferenciação pela qualidade do serviço prestado.

    São apresentados de seguida dois casos de inovação na vertente de processo, ambos associados ao circuito de distribuição do medicamento.

    O primeiro apresenta-se como uma aplicação inovadora que explora uma das inúmeras potencialidades de uma tecnologia também ela inovadora - o RFID (Radio-Frequency Identification). A utilização do RFID no processo de distribuição de medicamentos surge como uma ferramenta que permite evidenciar a conformidade das condições de transporte, podendo-se comparar a um certificado de qualidade das mesmas.

    O segundo projecto constitui-se não apenas como uma inovação ao nível do processo, como também ao nível do serviço. Neste caso foi explorado o potencial de inovação disponível na cadeia de distribuição na vertente da eficiência, procurando-se gerar também mais-valias potenciadoras da criação de relações comerciais com outros agentes do sector do medicamento.

    área das Tecnologias de Informação foi desde sempre entendida como uma área estratégica dentro das organizações, pelo que uma grande parte dos projectos que deram sustentação à certificação do Sistema, de acordo com a NP 4457:2007, consistiu, e ainda consiste, em inovações ou melhorias significativas ao nível da comunicação e integração de dados ao longo do circuito do medicamento: Indústria Farmacêutica / Fornecedores > Distribuidores (Cooprofar, Mercafar, MedLog) > Farmácias / Pontos de Venda, e ainda no desenvolvimento de novos serviços apoiados na utilização de tecnologias inovadoras associadas à radiofrequência e à voz.
    Uma vez que a logística farmacêutica constitui a actividade central das empresas, uma outra parte significativa dos projectos de IDI que têm sido implementados diz respeito a novos processos de logística interna e externa, sempre focalizados no aumento da produtividade, no aumento do rigor na execução das tarefas e na diferenciação pela qualidade do serviço prestado.


    CONTROLO DA CADEIA DE FRIO DO MEDICAMENTO - SOLUÇÃO RFID

    Na constante busca de soluções tecnológicas que lhe permitam obter mais-valias efectivas no seu processo de negócio, o Grupo desenvolveu um projecto inovador que visa controlar de forma eficiente a temperatura a que são sujeitos os medicamentos com requisitos especiais de frio ao longo do seu percurso de distribuição.

    Com base em tecnologia RFID, o projecto garante o registo, o armazenamento e a análise das temperaturas suportadas pelos produtos no processo de distribuição, permitindo detectar desvios e intervir no sistema de forma atempada e precisa.

    O processo tem início ainda dentro dos armazéns do Grupo, no momento da preparação das encomendas com medicamentos de frio, sendo colocado um TAG RFID (identificador) com capacidade de medição de temperatura dentro do mesmo contentor isotérmico onde é colocado o produto. Este equipamento acompanha o medicamento ao longo de todo o percurso até ao cliente, efectuando medições de temperatura em intervalos regulares.

    Uma vez no cliente, e utilizando leitores RFID equipados com GPRS, os TAG são desactivados, sendo os valores de temperatura enviados em tempo real para uma base de dados central. Todo o processo decorre sem qualquer contacto físico com o produto, não violando de nenhuma forma os contentores de medicamentos entregues no cliente.

    Uma vez na base de dados central, os dados são imediatamente processados pelo sistema, criando um esquema de tabelas, gráficos e indicadores de controlo que permitem actuar sobre o processo em tempo útil. No caso de serem observados desvios de relevo, o sistema gera instantaneamente alertas para os centros de controlo da organização ou mesmo para o destinatário. A informação obtida ao longo das várias etapas pode ainda ser consultada em tempo real pelo cliente na sua zona reservada do portal na Internet, permitindo assim um acompanhamento detalhado das operações.

    O circuito dos TAG não termina no cliente. Com uma vida útil de aproximadamente três anos, são devolvidos por estes através do circuito normal de logística inversa, sendo posteriormente incorporados num novo ciclo da cadeia de frio. A codificação destes TAG EPC GEN2 reflecte as normas standard GS1 aplicáveis à generalidade dos itens retornáveis.

    Aspectos paralelos como tempos de viagem e horários de entrega também são registados, acabando por permitir enriquecer o sistema de informação da empresa por cruzamento destes dados com aqueles obtidos pelos sistemas de distribuição convencionais.

    Para este projecto, o Grupo contou com a Creative Systems como parceiro tecnológico, empresa portuguesa com representação ibérica e provas dadas na área de RFID em vários projectos de referência a nível mundial.

    Orientada para a criação de novas soluções, a MedLog procura ir mais além dos meros requisitos legais em matéria de transporte de medicamentos de frio, formalizados através das «Boas práticas de distribuição de medicamentos de uso humano e veterinário».

    O projecto integra-se assim numa política de excelência de serviço prestado ao cliente, garantindo a entrega dos medicamentos em condições de conformidade técnica com potencialidades de aplicação a todos os níveis da cadeia logística do medicamento.

    Este projecto enquadra-se no Sistema de Gestão de Investigação, Desenvolvimento e Inovação, de acordo com a norma NP 4457:2007, que se encontra certificado nas empresas do Grupo desde Agosto de 2008. Tendo a sua origem temporal coincidido com o arranque da implementação do Sistema de Gestão de IDI, este projecto, fundamentado numa actividade de Vigilância Tecnológica, veio não só enriquecer o próprio sistema pelo seu cariz inovador muito marcado, como também beneficiar da estruturação e formalização das actividades que lhe são inerentes.

    A implementação do Sistema de Gestão de IDI proporcionou assim a disciplina de acompanhamento das actividades, com a necessária criação de evidências formais, potenciando dessa forma a obtenção de resultados alinhados com os prazos e objectivos inicialmente definidos.


    Diagrama do Processo

     

    Processo RFDI

     


    Controlo da Cadeia de Abastecimento - Track & Trace

    As empresas do Grupo estabeleceram uma parceria estratégica com a TMN para melhorar o processo de distribuição de medicamentos aos seus clientes. Através de uma VPN (virtual private networking) estão ligados mais de 100 utilizadores internos a mais de 3000 pontos de venda. Ao mesmo tempo, é desenvolvido um sistema que permite a redução de custos e tarefas administrativas.

    O sistema permite diminuir os custos de comunicação, reduzir todas as tarefas administrativas, uma monitorização mais eficiente do sistema de entregas e aumentar os níveis de produtividade. Esta instalação veio permitir ainda dotar a área de distribuição com mecanismos electrónicos onde se registam com exactidão as actividades de entrega nos clientes, devoluções e outros valores. Estes resultados corresponderam na íntegra aos objectivos definidos para o projecto, que consistiam na rastreabilidade, controlo das entregas, planeamento de serviços e aumento da responsabilização dos intervenientes, aspectos fulcrais no âmbito da logística do medicamento.

    É assim possível que on-line e no exterior da empresa sejam registadas as entregas, volume a volume, cobranças e recolhas, à medida que existe evolução na rota. A comunicação do registo é efectuada imediatamente na base de dados através da Internet (GPRS, 3G e GPS).

    No âmbito da optimização do processo logístico de distribuição de medicamentos foram definidos um conjunto de requisitos fundamentais para o sucesso do sistema: rapidez, simplicidade, autocontrolo, intuitividade e adaptabilidade a diferentes dispositivos móveis (multiplataforma).


    Serviço - Gestão da Cadeia de Abastecimento - Track & Trace

    Disponibilização via portal com acesso reservado mediante login e password para:

    • Consulta do estado das encomendas;
    • Consulta das confirmações de entrega por encomenda;
    • Controlo da entrega ao detalhe do volume;
    • Submissão do ficheiro XML com as encomendas, caso os webservices não estejam operacionais (plano de contingência);
    • Visualização no mapa Google dos pontos de entrega efectuados para um determinado período de tempo (ou outro critério);
    • Mapas e relatórios diversos conforme os critérios seleccionados.

    Da concretização deste projecto resultaram mais-valias para as empresas, não só ao nível de ganhos de produtividade e reforço da rastreabilidade das operações desenvolvidas, como também o enriquecimento e a diferenciação das ofertas de prestação de serviços a entidades integrantes do circuito do medicamento.

    A sistematização e formalização das actividades de Análise Externa e Vigilância Tecnológica representaram neste projecto contributos decisivos para a sua concretização, já que permitiram a detecção de uma oportunidade ao nível do mercado da distribuição farmacêutica, bem como a identificação das melhores soluções tecnológicas disponíveis para a sua viabilização.

     

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